Bieżące koszty eksploatacji samochodu osobowego i ciężarowego w działalności gospodarczej

Przedsiębiorcy mogą wykorzystywać w prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej różnego rodzaju samochody – zarówno osobowe, jak i ciężarowe. Samochody te mogą być własnością przedsiębiorców, ale także użyczone lub leasingowane. Rodzaj samochodu jak i podstawa prawna  korzystania z samochodu mają wpływ na podatkowe rozliczenia wydatków na paliwo i inne koszty użytkowania takiego samochodu.

1. Gdy zakup dotyczy samochodu osobowego w firmie będącej podatnikiem PIT

Jeżeli osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą posiada samochód wprowadzony do ewidencji środków trwałych, wówczas bieżąca eksploatacja (zarówno paliwo, jak i części samochodowe) jest w całości odpisywana w koszty uzyskania przychodów.

Natomiast jeśli samochód osobowy nie jest objęty ewidencją środków trwałych, wówczas koszty eksploatacji są rozliczane dla celów podatkowych na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o pdof. Przepis ten mówi o tym, że wydatki z tytułu używania samochodów osobowych nie wprowadzonych do ewidencji środków trwałych są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów jedynie do wysokości kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu (określonej w odrębnych przepisach). Podatnik jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, brak takiej ewidencji wyklucza możliwość zaliczenia wydatków w koszty uzyskania przychodów.

Powyższa zasada limitowania wydatków dotyczy tylko samochodów osobowych nie wprowadzonych do ewidencji środków trwałych i stosuje się ją do samochodów, które:

• są niezaliczone do środków trwałych ze względu na wartość samochodu nie przekraczającą 3.500 zł lub okres użytkowania krótszy niż rok,
• stanowiącego prywatną własność podatnika albo wykorzystywanego przez niego na potrzeby działalności na podstawie umowy najmu, dzierżawy bądź użyczenia.

Wyjątkiem jest tu rozliczanie kosztów eksploatacji samochodu osobowego wziętego w leasing operacyjny (zgodnego z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych). Zgodnie z  art. 23 ust. 3b ustawy o pdof nie ma ograniczenia możliwości zaliczania do kosztów wydatków związanych z użytkowaniem samochodu do kosztów podatkowych. W związku z czym nie ma potrzeby prowadzenia dla niego ewidencji przebiegu pojazdu, a wydatki na zakup paliwa i pozostałe koszty używania leasingowanego samochodu podlegają zaliczeniu do kosztów w pełnej wysokości.

2. Gdy zakupy dotyczą podatnika podatku dochodowego od osób prawnych

Zgodnie z  art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o pdop podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych są zobowiązani prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów osobowych, które nie stanowią ich składników majątku i rozliczania ich bieżących wydatków w oparciu o limit ustalony na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu.

Oznacza to, że jeżeli osoba prawna posiada w swoim majątku samochód osobowy, który zgodnie z przepisami nie został zaliczony do środków trwałych (z uwagi na wartość nieprzekraczającą 3.500 zł lub okres użytkowania krótszy niż rok), to podatnicy ci nie mają obowiązku prowadzić dla tych samochodów ewidencji przebiegu pojazdu. Jest to podstawowa różnica w stosunku do podatników podatku dochodowego od osób fizycznych, którzy dla takich samochodów muszą prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Zgodnie z art. 16 ust. 3b ustawy o pdop osoby prawne zaliczają do kosztów podatkowych wszystkie wydatki na zakup paliwa lub części do samochodów osobowych wykorzystywanych w działalności  gospodarczej na podstawie umowy leasingu operacyjnego oraz wprowadzonych do ewidencji środków trwałych.

Natomiast jeśli osoby prawne wykorzystują samochody osobowe na  podstawie umowy najmu, dzierżawy oraz użyczenia to koszt podatkowy stanowi tylko ta część z poniesionych wydatków, która nie przekracza kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu (art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o pdop).

3. Wydatki bieżące na samochody ciężarowe

Powyższe ograniczenia związane z limitem kilometrów na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o pdof i art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o pdop odnoszą się jedynie do samochodów osobowych.

W związku z czym, dla samochodów ciężarowych nie ma potrzeby prowadzenia ewidencji przebiegu, a wydatki na zakup paliwa do tych aut są w całości kosztem. Bez znaczenia jest tu fakt wprowadzenia lub niewprowadzenia do ewidencji środków trwałych takich samochodów. Zasada ta dotyczy także samochodów ciężarowych wziętych w leasing, wynajmowanych, wydzierżawianych oraz użyczonych.